CJIB klaar voor datagedreven innovatie met nieuw dataplatform
We kennen waarschijnlijk allemaal de gevreesde paarse envelop van het CJIB – het Centraal Justitieel Incassobureau – die in vrijwel elk huishouden weleens op de mat valt als er bijvoorbeeld een verkeersovertreding is begaan. Maar hierachter gaat een grote en veelzijdige organisatie schuil met ambitieuze plannen.
Een van deze plannen was om data en datagedreven innovatie op een structurele en toekomstbestendige manier strategisch in te zetten voor het CJIB. Dennis Hoekema had de verantwoordelijkheid om deze data- en innovatie-ambitie meer tastbaar vorm te geven. Samen met zijn team stond hij onder meer aan de lat om 1000+ dashboards en rapportages over te hevelen, terwijl ‘de winkel’ open bleef.
Ik zag in New Nexus een waardevolle partner om onze ambitie van de grond te krijgen
Datagedreven werken
Vijf jaar geleden begon Dennis Hoekema bij het CJIB de datastrategie vorm te geven. ‘Ik startte met het neerzetten van een eerste visie en strategie op het vlak van datagedreven werken. Tot dat moment had het CJIB haar data-omgeving zo’n 20 jaar lang in eigen beheer vormgegeven. Deze on premise omgeving had de nodige beperkingen die de organisatie in de weg stonden om volwassener te worden op het vlak van datagedreven werken. Het was dus een noodzakelijk gevolg om hier te gaan vernieuwen. Uiteraard wel in een veilige en vertrouwde omgeving. In 2022 is daarom gestart met de inrichting van het nieuwe data fundament binnen het Azure Trusted Cloud concept van het ministerie van Justitie en Veiligheid.’
Organisatiebreed programma
Dit alles maakte deel uit van een organisatiebreed IT & Data programma, waarin zo’n 650 medewerkers betrokken zijn bij 4 verschillende opgaves: IT voortbrenging (ca 500 mw’s), IT voorzieningen (100 mw’s) en Data & Innovatie (50 mw’s). Dennis had de verantwoordelijkheid om de hele organisatie rond de data-ambitie meer tastbaar voor het CJIB vorm te geven en gaf leiding aan die laatste groep Data & Innovatie. ‘Een deel van deze mensen stond aan de lat om 1000+ dashboards en rapportages op een slimme manier over te brengen naar de nieuwe omgeving.’
Wij zorgden ervoor dat de specificaties vertaald werden naar de juiste software
Waardevolle partner
‘Ik zag in New Nexus een waardevolle partner om onze ambitie van de grond te krijgen. Ik kende New Nexus vanuit mijn netwerk voordat ik bij het CJIB terechtkwam. We zijn met elkaar in gesprek gegaan over hoe zij ons konden ondersteunen om dit mogelijk te maken.’
Hulp op 3 vlakken
‘Eigenlijk heeft New Nexus ons op drie vlakken geholpen: het fatsoenlijk inrichten van de cloudomgeving en daar de datahuishouding op orde krijgen, het helpen neerzetten en inrichten van effectieve dashboarding en reporting, én met het voorbereidend werk om onze AI- en machine learning propositie verder in te kunnen richten’, somt Dennis op. Een van de New Nexus collega’s die hierbij kwam ondersteunen was data architect & engineer Gert Damstra.
Nieuwbouwproject
Gert kwam 2,5 jaar geleden het datateam van het CJIB versterken om de snelheid in het project te houden en omdat er behoefte was om de kennis voor de transitie naar het nieuwe dataplatform op een hoger plan te krijgen. ‘Men sprak destijds over migratie, maar eigenlijk is het een nieuwbouwproject geweest, want we hebben alles opnieuw opgebouwd’ begint Gert.
Samenwerking met analisten
‘De rode lijn in het hele traject is de samenwerking met drie analistenteams geweest. Elk team verdedigde en vertegenwoordigde een directie binnen het CJIB. Zij leverden ons feitelijk de specificaties op basis waarvan wij aan de slag gingen. Wij zorgden ervoor dat die functionele specificaties en een deel van de technische specificaties vertaald werden naar de juiste software. Daarmee legden wij de basis voor een stuk van het dataplatform waarop de analisten hun rapportages kunnen bouwen. Die rapportages worden dan weer aan de directies aangeboden en in sommige gevallen ook aan externe ketenpartners. Daarnaast zijn wij ook verantwoordelijk voor het in de lucht houden en het technisch verbeteren van het hele platform.’
We dachten samen na over een handige aanpak en strategie
Organisatorische uitdaging
‘Voor mij zat daar ook nog een organisatorische uitdaging bij’, legt Dennis uit. ‘We hadden natuurlijk te maken met een bestaande populatie mensen die we wilden meekrijgen naar een compleet nieuwe omgeving. Daar heeft New Nexus ook wel mee geholpen en in ondersteund. Op technologisch vlak hadden we op een gegeven moment twee omgevingen in de lucht. Daar moesten we een balans in vinden, want welke dienstverlening levert nog uit de oude omgeving, en welke kan al volledig op basis van de nieuwe omgeving rekenen? We zijn met elkaar gaan nadenken wat daarin een handige aanpak en strategie zou kunnen zijn. Daarbij hebben we zeker wat gehad aan de gesprekken met New Nexus.’
Volwassenheidsmeting
Gert is het werken bij het CJIB erg goed bevallen: ‘Ik was onder de indruk van de professionaliteit bij het CJIB, de expertise van de medewerkers en de nieuwste technieken waarmee ze werken. Ze staan echt open voor ontwikkelingen. Daarmee stijgen ze boven veel andere overheidsorganisaties uit.’ Dat is ook gebleken uit de volwassenheidsmeting die het CJIB samen met Gartner in de zomer van 2024 uitvoerde op haar data- en innovatiefunctie. Daaruit kwam naar voren dat het CJIB zich inmiddels in de kopgroep bevindt van datagedreven overheidsorganisaties.
Er is nu sprake van een geïntegreerd geheel
Sfeer in het team
Ook het samenwerken in het team, waar naast collega’s van het CJIB vaak ook medewerkers van andere ICT-dienstverleners deel van uitmaken, verliep heel goed. ‘De sfeer in de teams was vaak zoals we bij New Nexus ook gewend zijn te werken. Er was tijd voor een lolletje, maar er konden ook punten van kritiek geuit worden. Het voelde echt vertrouwd.’
Afbouwen
‘De afgelopen vijf jaar hebben er steeds zo’n tien mensen van New Nexus aan dit project meegewerkt. Maar we zijn nu aan het afbouwen, zodat het CJIB straks alles zelfstandig kan doen. Je moet jezelf niet onmisbaar maken. Want dat is ook het motto van New Nexus: voordoen, samendoen, zelf doen.’
Klaar voor de toekomst
Het deel waarin Gert heeft ondersteund, is minder zichtbaar voor de eindgebruiker. ‘Maar één van de grote voordelen van het systeem wat we nu gebouwd hebben, is eigenlijk dat het toekomstvast is. Hier kan het CJIB weer jaren mee vooruit. Daarnaast kan het diverse dingen die het vorige systeem niet kon. Het voorgaande systeem was in zuilen opgebouwd, elke zuil was gebaseerd op een specifiek bronsysteem, dit waren losstaande zuilen zonder vergaande integratie. In de nieuwe oplossing is gekozen om dit los te laten, er is nu sprake van een geïntegreerd geheel; van zaakgericht naar persoongericht. Nu is die informatie compleet, ongeacht om wat voor zaak het gaat: van verkeersboetes tot strafzaken. Want niet elk systeem hoeft meer los bevraagd te worden. Ook dat is één van de grote voordelen van dit platform.’