Nieuw datamodel levert Espria een ton op
Zorgorganisatie Espria wilde voor haar drie VVT-organisaties Icare, Zorggroep Meander en Evean alle kosten die voor een cliënt gemaakt worden van het begin tot eind in beeld houden. In de praktijk bleek geboden zorg namelijk regelmatig niet gefactureerd te kunnen worden. Met het rondrekeningproject hebben wij daar verandering in kunnen brengen.
Fijne samenwerking
‘Onze samenwerking met New Nexus startte een paar jaar geleden’, weet Elise de Groot, teamleider Business Intelligence bij Espria. ‘Toen we destijds op zoek waren naar een partij die ons kon helpen om een BI-team op te zetten, waren de contacten met New Nexus gelijk heel plezierig. Heel open. Ze kwamen bij ons op locatie. Ik wist dat ze expertise in de zorg hebben. Bovendien sprak hun motto ‘voordoen, samen doen en zelf doen’ ons erg aan. Wat me toen ook opviel, was dat ze wilden meedenken zonder meteen met een factuur op de proppen te komen. En dat is vandaag de dag nog steeds zo. New Nexus voelt als een heel goede collega waarmee je graag spart.’
Je kunt aan hun hele manier van denken en doen merken dat ze expertise in de zorg hebben
Rondrekening
‘Een paar jaar nadat New Nexus bij Espria binnenkwam om ons te helpen met het opzetten van een BI-team ontstond er behoefte aan een rondrekening. Een business-analist vanuit de verpleging en verzorging wilde vanuit zijn expertise alle kosten die gemaakt worden voor een cliënt van begin tot eind in beeld hebben. Deze kosten wilde hij graag in een dashboard kunnen zien, waarin alle kosten meegenomen werden. En waarin ook alle ‘uitvalbakjes’ – zoals hij dat noemde – in beeld bleven. Daar hadden we echter wel een nieuwe manier van modelleren voor nodig. Een manier waarvoor wij de vaardigheden nog niet hadden. Maar New Nexus wél!’
Begonnen vanaf de basis
Vanuit New Nexus waren onder anderen Sebastiaan van den Brink, Lajenda van de Waardt en Rob Koomen bij het rondrekeningproject betrokken. ‘We zijn helemaal vanaf de basis begonnen: alle gegevens uit de bronsystemen ophalen, wat voor data hebben we, hoe modelleren we dat en hoe krijgen we het inzichtelijk?’, blikt dataspecialist Lajenda terug. ‘We werkten daarbij nauw samen met de collega’s van Espria en kregen veel waardevolle input.’
We zijn helemaal vanaf de basis begonnen
Nedap ONS informatiesysteem
Sebastiaan is data-architect en engineer bij New Nexus. Hij vult aan: ‘Alle drie VVT-organisaties van Espria bieden een vergelijkbaar type zorg. En allemaal maken ze gebruik van het Nedap ONS informatiesysteem. In dit patiëntendossier kunnen alle gegevens van een cliënt worden ingevoerd. ONS werkt goed om voor één cliënt alles in bij te houden, maar je kunt niet in één overzicht zien hoe het er met alle cliënten voor staat. En dus ook niet bij wie er mogelijk nog iets ontbreekt.
Met het rondrekeningproject hebben we al die brondata aan elkaar geknoopt. Door deze data te combineren met informatie over de zorgtoewijzing per cliënt konden we inzicht geven bij welke cliënten nog iets in de zorgadministratie ontbrak. Voorheen kwam het bijvoorbeeld weleens voor dat een cliënt zorg ontving waar geen zorglegitimatie voor was, verhuisde of ineens op een andere plek werd verzorgd. Dan kon er niet gefactureerd worden. Dat soort zaken komen met de rondrekening nu in beeld.’
Van begin tot eind
‘Het hele traject daarnaartoe verliep heel prettig’, vindt Elise. ‘We werkten volgens de Scrum-methode dat vanuit New Nexus werd begeleid. Dat ging heel mooi in sprints. Iedere keer wanneer er weer wat werd opgeleverd, werd het meteen afgestemd met de verpleging en de verzorging: zo ver zijn we; willen jullie het zien; hebben jullie ook respons op ons; moet er nog wat aangepast of veranderd worden? Ze namen ons vanaf het begin tot eind mee in het traject.’
Met het rondrekeningproject ontstond een beter overzicht
Expertise in de zorg
‘Je kunt aan hun hele manier van denken en doen merken dat ze expertise in de zorg hebben, want ze zijn goed op de hoogte van de termen die gebruikt worden. Het tegendeel hebben we met een andere partij namelijk ook al eens meegemaakt. Maar dít was heel prettig werken’, aldus de teamleider van Espria.
Espria in de lead
‘Ja, wij hebben de expertise op het gebied van modelleren en we weten veel van de zorg, maar we kunnen niet zonder de domeinkennis van de collega’s van Espria zelf. Mede door die combinatie hebben we een goed product kunnen neerzetten’, vertelt Lajenda. ‘We zijn er best wel even mee bezig geweest, maar sinds afgelopen jaar kunnen de mensen bij Espria het heel goed zelf doen.’ Sebastiaan knikt bevestigend. ‘Ja, zij zijn nu meer in de lead. Dat is leuk om te zien.’
Zelf-doen-fase
‘Voor een groot gedeelte zitten we nu in de ‘zelf-doen-fase’. Maar het is wel fijn dat de kennis van Sebastiaan en Lajenda nog binnen handbereik is. Het zijn gewoon heel fijne collega’s. Ze zullen vast een keer vertrekken, en ik weet nu al dat dát pijn gaat doen’, weet Elise zeker. ‘Maar met het resultaat van hun werk zijn we erg blij. De rondrekening heeft zijn meerwaarde nu al meer dan bewezen: naar schatting heeft het tot nu toe al een ton opgeleverd!’