Thuiswerken als Agile team: experimenteer en verbeter

Inmiddels werken we allemaal vanwege de corona-maatregelen ruim een week vanuit huis. Na de eerste opstartperikelen weet je nu beter wat voor jezelf goed werkt en waar je moeite mee hebt. Wanneer je er even tussenuit moet om je hoofd leeg te maken of om je kinderen te helpen met hun huiswerk. Hoeveel video calls je per dag aan kunt zonder overspannen te raken.

Maar heb je deze inzichten ook gedeeld met jouw team? Passen al die verschillende thuiswerkvoorkeuren goed bij elkaar? Blijft er wel een werkbaar team over? Dat kan zeker!

Zolang je:

• hernieuwde afspraken met je team maakt;
• regelmatig bij elkaar checkt wat de ander bezighoudt;
• samen oplossingen voor nieuwe problemen bedenkt én evalueert;
• veelvuldig experimenteert met hoe je je werk leuker of gemakkelijker maakt.

En daar zijn heel handige manieren voor die ik hier graag met je deel. Ik ben benieuwd of je mijn uitdaging aangaat!

Hernieuwde teamafspraken

Waarschijnlijk heb je met jouw team al eens teamafspraken opgesteld. Hoe willen we met elkaar omgaan? Maar deze afspraken gaan ervanuit dat jullie allemaal op kantoor zitten. Nu iedereen thuis werkt is het moeilijker om elkaar aan te spreken. Bovendien heb je waarschijnlijk andere behoeften dan op kantoor, bijvoorbeeld wat meer vrijheid om je werkuren te plannen. Het is dan ook een goed moment om met het team nieuwe teamafspraken op te stellen die gelden voor deze periode van thuiswerken.

Een mogelijke manier om te komen tot nieuwe teamafspraken:

1. Laat iedereen noteren waar hij/zij moeite mee heeft tijdens het thuiswerken. Doe dat op een plek waar iedereen tegelijk kan schrijven en lezen, zoals Google docs, maar er zijn ook genoeg online whiteboards te vinden.
2. Vervolgens ga je in tweetallen (videocall met elkaar) door de lijst met problemen heen en probeer je er een aantal om te zetten in een positief statement. Bijvoorbeeld als het probleem was: ‘Ik vind het lastig om iemand te bellen, omdat ik dan niet weet of ik hem stoor’, zou je dit kunnen omvormen tot: ‘Ik vind het prettig wanneer iemand via zijn chatstatus aangeeft dat hij beschikbaar is voor vragen.’
3. In de laatste stap presenteert ieder tweetal in een videocall met het hele team zijn positieve statements. Daarna gaan jullie samen bepalen (eventueel via dot-voting) welke van de positieve statements je wilt opnemen in jullie hernieuwde teamafspraken.

Check-in, zorg dat je elkaar begrijpt

Nu we elkaar minder vaak zien, is het ook moeilijker om op elkaar af te stemmen. Hierdoor kunnen kleine irritaties gemakkelijker uitgroeien tot grote ergernissen, met alle gevolgen van dien. Om dat te voorkomen is het goed om vaker dan normaal te checken of er nog wat speelt. Dit kan bijvoorbeeld tijdens de daily scrum, standup of dagstart. Neem daar de tijd voor een extra check-in vraag, zoals: ‘Wat houdt je bezig?’. Misschien maakt een collega zich wel heel erg zorgen over de beurscrash en reageert hij daardoor soms wat kortaf. Als je dit van elkaar weet, is het weer iets eenvoudiger om solidair met elkaar te zijn.

Evalueer vaker dan jullie al deden

Door het thuiswerken gaan veel dingen net even anders waardoor je tegen nieuwe problemen aanloopt. Geen probleem, dit is juist waarom we Agile werken. Spaar ze niet op tot de volgende retrospective, maar experimenteer en verbeter. Zodra je een probleem hebt, bedenk je (samen met je team) een oplossing die goed genoeg is voor nu. Bedenk daarbij:

1. Hoe weet ik dat de oplossing werkt? (concrete meetbare resultaten)
2. Wanneer verwacht ik dat de oplossing werkt? (hoelang voordat ik de resultaten waarneem)
3. Spreek met elkaar af dat je op dat moment (uit stap 2) de oplossing gaat evalueren.

Deze laatste stap vergeten we vaak. Als je bij elkaar zit, zie je als team gemakkelijker of een oplossing voor iedereen werkt. Nu we thuiswerken is het goed om het evalueren expliciet te maken. Dit kun je vrij eenvoudig doen door bijvoorbeeld reminders in je agenda te plaatsen en bij iedere daily scrum, standup of dagstart even door het lijstje met reminders voor die dag heen te lopen. Werkt een oplossing zoals verwacht, dan ga je ermee door. Werkt hij niet, dan pas je hem aan. In beide gevallen is het goed om opnieuw een reminder te plaatsen voor de volgende evaluatie.

Experimenteren, een goede gewoonte

Helaas is experimenteren op de werkvloer niet overal even gemakkelijk. Soms door een manager die je er geen ruimte voor geeft, soms door collega’s die zeggen: ‘Zo hebben we dat altijd al gedaan!’ of ‘Zo doen we dat hier nu eenmaal’. Ik heb goed nieuws voor je, je zit thuis! Niets staat je in de weg om te gaan experimenteren.

Ik daag hierbij iedereen uit om iedere dag een nieuw experiment te bedenken en uit te voeren. Het doel van het experiment is dat je werk een stukje makkelijker of leuker wordt. Het moet een klein experiment zijn, zodat je morgen meteen kunt evalueren of het werkt. Is je experiment te groot, probeer het dan op te knippen in kleinere stapjes.

Een paar voorbeelden om je op gang te helpen:

‘Ik beweeg te weinig nu ik thuis zit’.
Experiment: Kleiner glas voor mijn drinken.
Aanname: ik loop vaker naar de keuken om drinken te pakken.
Aantal keer tellen/turven en morgen evalueren.

Of

‘Ik mis het praatje bij de koffieautomaat’.
Experiment: Bij de kop koffie ’s morgens om 10uur een collega videobellen om even te kletsen.
Reactie van collega peilen en morgen evalueren.

Je zult zien dat het na een week of twee een goede gewoonte is geworden; één die je hopelijk mee terugneemt naar kantoor.

Succes!