AI versnelt documentverwerking Bebeka met 98%
‘We draaien pas twee maanden met de applicatie die New Nexus voor ons heeft herbouwd. Maar we merken nú al veel verschil’, stelt Dick Nieborg van Bebeka enthousiast. ‘Voorheen werd maar een gedeelte van de brandstofkwaliteitrapporten (FQT) en brandstofhoeveelheidrapporten (BQS) automatisch ingelezen en ook niet altijd volledig. Daardoor was er achteraf nog veel controle. De dames die alle data altijd met de hand moesten invoeren of controleren, hebben nu meer tijd voor hun eigen werk.’
Coöperatie
‘Bebeka is een coöperatie in de scheepvaart. Onze leden zijn eigenaars en charteraars van schepen. De grootste kostenpost van een schip zijn de brandstoffen. Die bedragen 50 tot 60 procent van de operationele kosten. Door samen brandstof in te kopen voor schepen, kunnen we daarop besparen. We begonnen in 1961 met 35 schepen, maar vandaag de dag kopen we wereldwijd brandstof in voor ongeveer 1500 schepen. Daarbij kijken we niet alleen naar de laagste prijs, maar naar de laagste prijs per energiewaarde. Het kan dus best zijn dat één product iets goedkoper is, maar wel minder energie geeft dan een ander, iets duurder, product. Dat zou je kunnen vergelijken met het verschil tussen tanken bij Shell en tanken bij de witte pomp. In dat laatste geval moet je maar hopen dat de brandstof van de witte pomp dezelfde energie geeft als die van Shell.’
We draaien pas twee maanden, maar merken nú al het verschil
Testen
Dick: ‘Om dat te kunnen meten, laten we de brandstof die geleverd wordt altijd testen op een aantal ISO-specificaties. Er zijn tien tot vijftien laboratoria die dat voor ons doen. De rapporten die we daarvan binnenkrijgen willen we opslaan om in de gaten te houden of de specificaties die van tevoren zijn afgesproken ook daadwerkelijk worden geleverd.’ Omdat de meetresultaten in verschillende vormen – zoals PDF, XML en JSON – worden aangeleverd én omdat het format constant verandert, moest een groot deel van de specificaties tot voor kort handmatig worden ingevoerd. ‘Met de komst van AI zou dit beter moeten kunnen. Onze automatiseerder NEXXT zei dat New Nexus voor ons een goede partij zou zijn om dit te doen.’
Artificial intelligence
Marco Tenback, teamlead van New Nexus, was nauw betrokken bij het project: ‘De software waar Bebeka tot dat moment mee werkte, voldeed steeds minder goed. Jaren geleden was het een valide oplossing, maar met artificial intelligence in opkomst kon het inderdaad veel slimmer. Een andere uitdaging was dat ze hun systeem niet meer op locatie wilden laten draaien, maar naar een oplossing in de cloud zochten. En daar was de applicatie die ze hadden eigenlijk niet geschikt voor. Ze hebben ons toen uitgenodigd voor een verkennend gesprek. Nadat we hun vragen hadden aangehoord, wisten we dat we daarvoor een oplossing met AI voor hen konden bouwen.’
De uitdaging was om voor elk type document de juiste prompt te ontwikkelen
Uitdaging
‘Bij een dergelijk vraagstuk zou je normaal gesproken kijken of je niet ergens een service kunt inzetten om de computers direct met elkaar te laten praten. Maar met circa vijftien verschillende partijen was dat geen optie, dus hebben we de applicatie op basis van Microsoft Azure AI herbouwd.’ vertelt Marco. Deze nieuwe applicatie verwerkt geautomatiseerd alle binnenkomende mails met daarin de rapporten in verschillende bestandstypes en lay-out. De applicatie haalt alle parameters (ISO-specificaties) uit de rapporten en schrijft deze gegevens dan weg in het doelsysteem van de klant ter controle en verdere verwerking.
‘De uitdaging voor ons zat hem erin om voor elke leverancier de documenten op de juiste manier te bevragen’, legt Marco uit. ’Zo hebben we prompts geschreven voor alle parameters die via de mail binnenkwamen. Want dat waren er nogal wat: van type brandstof, hoeveelheid en kwaliteit, tot kwaliteitseisen en hoe het schip gebunkerd is. Het grote voordeel is nu dat als een rapport qua layout wijzigt, de applicatie niet opnieuw hoeft te worden aangepast.’
Open en transparant
‘Wat ik vooral erg prettig vond aan de samenwerking was dat alles heel open en transparant verliep’, vindt Dick. ‘We hebben elke week even een halfuur tot een uur bij elkaar gezeten, live of via Teams, om de stand van zaken door te spreken. Kijk, de hele rapportage is best een complex proces. Dus van scratch af aan moesten we uitleggen wat de bedoeling was. Het hele project heeft ongeveer drie maanden geduurd en nu wordt 98% van de documenten automatisch verwerkt. Daardoor is het nawerk veel minder geworden. Een aantal dingen moeten we nog wel zelf doen. Daar kun je geen AI op loslaten, omdat er ervaring en kennis voor nodig is. Maar verder hoef je het hooguit nog een keertje na te kijken en dan is het klaar.’
De samenwerking verliep heel prettig, open en transparant
Heel tevreden
‘Ik kan niet anders zeggen dan dat we hier enorm mee geholpen zijn’, besluit Dick zijn verhaal. ‘Zo’n 98% van het proces is nu volledig geautomatiseerd. Als er zaken zijn die er nog spelen, verzamelen we die om ze tijdens het evaluatiegesprek te bespreken. Misschien kunnen die laatste procenten dan ook nog verbeterd worden. Maar ook als dat niet kan zijn we tevreden, want het bespaart ons nu al zó veel werk en tijd!’
