Meer grip op projecten met workflow-app voor VANDERLAAN
Mobiele Servicebon-app zorgt voor meer inzicht, minder fouten en snellere bijsturing
VANDERLAAN wilde de administratieve afhandeling van werkbonnen, urenregistraties en servicebonnen digitaliseren. Het papieren proces kostte tijd, was foutgevoelig en gaf onvoldoende inzicht in de actuele voortgang van projecten.
Als technische projectenorganisatie die klanten ondersteunt op het gebied van procestechniek, beveiliging, elektrotechniek, domotica, telefonie en ICT, is actuele en betrouwbare projectinformatie essentieel voor zowel medewerkers als klanten. VANDERLAAN zocht daarom naar een oplossing waarmee projectmedewerkers informatie direct op locatie konden vastleggen en delen met de rest van de organisatie.
In nauwe samenwerking met VANDERLAAN ontwikkelden we een mobiele workflow-app waarmee medewerkers hun werkzaamheden direct op locatie kunnen registreren. Door de koppeling met het ERP-systeem is deze informatie direct beschikbaar binnen de hele organisatie.
Opdrachtgever
Geleverde diensten
Projectresultaat
- Mobiele workflow-app vervangt papieren administratie
- Actueel inzicht in projectstatussen en uitgevoerde werkzaamheden
- Betere service en informatie naar klanten
Door deze digitalisering kunnen we one klanten echt de toegevoegde waarde bieden zoals we dat graag willen
Marcel – IT-manager VANDERLAAN
De oplossing
Een digitale workflow voor de werkvloer
Om ervoor te zorgen dat de oplossing goed aansloot op de dagelijkse praktijk, werd eerst uitgebreid gekeken naar de bestaande werkprocessen. In verschillende sessies zijn eisen en wensen opgehaald met behulp van story mapping. Daarnaast liep het projectteam van New Nexus mee op de werkvloer om inzicht te krijgen in hoe medewerkers hun werkzaamheden daadwerkelijk uitvoerden.
Op basis daarvan ontwikkelden we een workflow-app voor tablets. Medewerkers kunnen hiermee tijdens hun werkzaamheden direct relevante projectinformatie registreren, zoals werkbonnen, urenregistraties, gebruikte materialen en digitale handtekeningen.
Een belangrijk onderdeel van de oplossing is de integratie met het bestaande ERP-systeem. Daardoor worden gegevens niet langer achteraf ingevoerd, maar zijn deze direct beschikbaar voor zowel operationele medewerkers als management en administratie.
Het resultaat
Altijd inzicht in de actuele projectstatus
Met de nieuwe workflow-app beschikken medewerkers tijdens hun werkzaamheden over de juiste informatie op het juiste moment. Registraties worden direct vastgelegd en zijn onmiddellijk zichtbaar binnen het ERP-systeem. Hierdoor heeft VANDERLAAN continu inzicht in de voortgang van projecten en kan sneller worden ingegrepen wanneer dat nodig is. Ook klanten kunnen eenvoudiger worden geïnformeerd over de actuele status van werkzaamheden.
De belangrijkste voordelen:
- Minder handmatige administratie
- Lagere kans op invoerfouten
- Directe beschikbaarheid van projectinformatie
- Snellere besluitvorming en bijsturing
- Meer tijd voor uitvoering en klantwaarde
Samenwerking
Ontwikkeld vanuit de praktijk
De samenwerking kenmerkte zich door een sterke focus op de dagelijkse praktijk van gebruikers. Door workshops, story mapping-sessies en observaties op de werkvloer ontstond een goed beeld van de processen en de grootste verbeterkansen.
Het project werd uitgevoerd volgens een Agile/Scrum-aanpak. Een vertegenwoordiging van gebruikers vanuit VANDERLAAN vormde gedurende het traject een stuurgroep die actief betrokken bleef bij keuzes en prioriteiten. Hierdoor kon de oplossing stap voor stap worden ontwikkeld en gevalideerd en bleef de oplossing aansluiten bij de behoeften van de uiteindelijke gebruikers.
Met de implementatie van de workflow-app heeft VANDERLAAN een belangrijke stap gezet in de digitalisering van de operatie. De organisatie beschikt nu over een digitale basis waarin medewerkers, administratie en management werken vanuit dezelfde actuele informatiebron.