Thuiswerken als Agile team: hoe zorg je voor een veilige sfeer

Door de maatregelen rond het coronavirus moeten veel Agile teams opeens thuis gaan werken, zonder dat ze zich daar goed op hebben kunnen voorbereiden. De roep van de meeste teams, maar ook van hun managers, is om goede tools die het thuiswerken gemakkelijker maken. Maar met de juiste tools alleen kom je er niet.

Psychologische veiligheid

Niemand wil dom gevonden worden, dus je stelt alleen vragen als je zeker weet dat het een ‘slimme’ vraag is. Niemand wil incompetent gevonden worden, dus je verbergt fouten en vraagt niet om hulp. Niemand wil een zuurpruim zijn, dus je houdt kritiek voor je. Dit was natuurlijk altijd al een probleem, maar voorheen zagen teamgenoten tenminste nog dat je iets dwars zat. Nu kan niemand je lichaamstaal meer zien. Het is dus belangrijker dan ooit dat je je veilig voelt om binnen je team alle vragen te durven stellen, fouten te durven maken en kritiek te durven hebben. Zeker ook omdat als je het op schrift stelt, het vastligt voor de eeuwigheid.

Hoe meet je de mate van veiligheid in het team?

Dit is geen gemakkelijke opgave en je zult het wel nooit helemaal goed kunnen meten. Wat voor de een veilig genoeg voelt, is voor de ander nog lang niet veilig. Als het niet veilig is, durf je dan wel aan te geven dat je dat zo ervaart? Door iedereen in het team (anoniem) aan te laten geven in hoeverre ze het eens of oneens zijn met de volgende stellingen krijg je een idee wat de mate van psychologische veiligheid binnen het team is:

• Als jij een fout maakt, word jij hiervoor verantwoordelijk gehouden, niet het team.
• Het is moeilijk om hulp te vragen in dit team.
• Niemand in het team zal mij ooit opzettelijk ondermijnen.
• Het is makkelijk om moeilijke problemen aan te kaarten in dit team.
• Iedereen wordt gewaardeerd om inzet van zijn/haar unieke vaardigheden.

Wat de antwoorden hierop moeten zijn, spreekt denk ik voor zich.

Wat kun jij doen om psychologische veiligheid te vergroten?

Zorg ervoor dat het niet gaat om het goed of slecht uitvoeren van het werk, maar dat het gaat om zoveel mogelijk leren van het werk en elkaar. Door dit de primaire focus te maken van het team, zijn vragen niet meer dom, fouten opeens een kans om te leren en kritiek een mogelijkheid om te verbeteren. Dit vergt natuurlijk nog steeds dat teamleden zich kwetsbaar opstellen, dus geef zelf het goede voorbeeld. Leg als manager bijvoorbeeld uit dat jij ook niet goed weet wat je nu kunt doen voor de teams, dus dat je graag suggesties krijgt. En dat je graag feedback wilt hebben als jouw acties, die je met de beste intenties doet, niet goed uitpakken voor het team.

Blijf nieuwsgierig, stel vooral veel vragen, over alles. Hoe gaat het thuis? Met de kinderen die thuis zijn, je werkplek, privé/werk balans. Waar loop je tegenaan in je werk? Stel verdiepende vragen over problemen. Laat oprechte aandacht zien.

Psychologische veiligheid tijdens het videobellen

Tijdens het videobellen kun je als manager/dienend leider nog het volgende doen:

• Zorg ervoor dat je aandacht hebt voor degene die praat. Zet dus je camera aan tijdens het video bellen, zodat de ander kan zien dat jij er voor hem of haar bent.
• Laat zien dat je de ander begrijpt door kort samen te vatten wat hij of zij net heeft gezegd en eventueel dit te bevestigen of te beantwoorden.
• Zorg ervoor dat iedereen zijn of haar inbreng kan doen en dat ze kunnen uitpraten, ook wanneer ze door bijvoorbeeld teamgenoten worden onderbroken.
• Geef complimenten als iemand iets (moeilijks) deelt, of deel zelf moeilijke situaties of fouten die je hebt gemaakt.
• Houd de blik vooruit, vraag niet “Waarom heb je dit zo gedaan?”, maar “Wat moeten we doen om het de volgende keer beter te laten verlopen?”.
• Moedig teamleden aan om af en toe een risico te nemen en laat zelf zien dat ook jij risico’s neemt.
• Maak ook tijd vrij voor 1-op-1 gesprekken.

Maar het belangrijkste is misschien nog wel om het gewoon bespreekbaar te maken met je team.