Eén sterk team voor gemeente Noardeast Fryslân

In 2019 werden de gemeenten Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland samengevoegd tot gemeente Noardeast Fryslân (zie case Werkorganisatie DDFK weer in balans). Bij deze fusie hoorde een nieuwe, digitale werkwijze. De meeste medewerkers, waaronder veel archivisten, moesten echt even wennen. Zij waren gehecht aan het papierwerk en vonden de online privacyregels abstract.

Aan de andere kant verheugden procesbegeleiders zich juist enorm op de digitale transitie. Het contrast kon haast niet groter. Hoewel deze mensen met elkaar moesten samenwerken, hadden ze geen eigen teamleider. Daar moest verandering in komen! Er kwam een vacature vrij en onze consultant Eveline van der Staal werd uitgekozen om deze functie tijdelijk te vervullen.

De kracht zit in de mensen

Kunnen we hier nog een subtekst plaatsen?

Quote klant. Een team wordt gemaakt door de mensen die erin zitten. En dat vormt ook echt de kracht voor elke organisatie. Alle individuen met elkaar verbinden en inzichten geven in ieders talenten – daar krijg ik energie van.

Remon Jipping

Projectleider, teamleider en consultant

Een team wordt gemaakt door de mensen die erin zitten. En dat vormt ook echt de kracht voor elke organisatie. Alle individuen met elkaar verbinden en inzichten geven in ieders talenten – daar krijg ik energie van.

Remon Jipping

Projectleider, teamleider en consultant

Aandacht voor het team

De opdracht was gericht op het team: geef de medewerkers de aandacht die ze verdienen en maak een plan om hen samen te voegen tot één sterk team. Help de mensen om de verandering in goede banen te leiden. Hoor al hun vragen aan en beantwoord deze. Stel iedereen gerust en herstel de verdeeldheid in de groep.

Om te beginnen organiseerde Eveline de eerste teambijeenkomst in twee jaar. Om hier zoveel mogelijk uit te halen, hanteerde ze een bijzondere aanpak: ze beeldde de digitale revolutie uit op de grond. Vervolgens nodigde ze elke medewerker uit om letterlijk de plek van hun standpunt in te nemen en om te vertellen waarom ze daar stonden. De inzichten uit dit open gesprek vormden de basis voor de rest van het traject. De aanpak stond vrij, dus gebruikte Eveline al haar creativiteit om de onderlinge verbinding terug te brengen.

every superhero needs a sidekick

Hoofd & hart aanpak

Uit de eerste bijeenkomst bleek dat er veel meer speelde dan de digitale transitie alleen. Er waren voelbare spanningen vanwege het gebrek aan aandacht en besluitkracht. Ook bleek niet iedereen zijn verantwoordelijkheid te nemen. Aan de andere kant waren er ook medewerkers die juist meer wilden doen, maar nog niet voldoende werden uitgedaagd. Daarom besloten we individuele gesprekken te voeren over wat er speelde en hoe de medewerker zijn of haar rol in het team zag. Er werd ook serieus gesproken over de functiegerelateerde taken en plichten. En over persoonlijke ambities en talenten. Uit deze gesprekken bleek waar de medewerkers het beste tot hun recht zouden komen. En hoe het nog samen te voegen team eruit zou gaan zien.

Daarnaast benaderden we de situatie vanuit de bedrijfskundige kant. De informatie uit gesprekken werd vastgelegd in heldere processen en functie-omschrijvingen. Ook werd het team geleerd om meer projectmatig te werken, taken te structureren en hier de verantwoordelijkheid voor nemen. Zo bleef het niet bij praten alleen, maar creëerden we een werkwijze waarmee het team betere resultaten kan boeken.

Het resultaat: een blij en professioneel team

Aan het einde van het project wist elk teamlid waar hij of zij aan toe was. Daarnaast lag er een plan om de twee teams samen te voegen, onder leiding van een vaste teamleider. Dat plan is inmiddels succesvol uitgevoerd. Het samenvoegen van de teams levert zowel een kostenbesparing als een betere samenwerking op. Dit effect wordt versterkt door de processen die Eveline in gang heeft gezet. Ze leerde de teamleden om meer projectmatig te werken, hun taken te structureren en om hun eigen en elkaars verantwoordelijkheden te kennen. De nieuwe teamleider zet deze lijn door, zodat het team nog meer kan groeien.

every superhero needs a sidekick

Betrokken specialist(en)

Remon Jipping

Projectleider, teamleider en consultant

 Hier komt een quote van Remon

Remon Jipping
Projectleider, teamleider en consultant

Wil jij ook vooruit met jouw team?

Vraag dan vrijblijvend advies aan Eveline of een van onze andere consultants. Zij denken graag mee over de ontwikkeling die jouw team door kan maken.