Informatiebeleid voor GGD Groningen
Het motto van GGD Groningen is Samen werken aan gezondheid. En dat is heel breed: van kind en opvoeding tot gezond op reis gaan en seksualiteit. Zo’n 450 GGD-medewerkers zetten zich dagelijks in voor de gezondheid, het welzijn en de veiligheid van de inwoners van de provincie. Daarin trekken zij regelmatig op met de gemeente Groningen.
Er wordt onderling veel gecommuniceerd: bellen, videoconferences, mailen, appen, brieven et cetera. Maar hoe deze processen lopen, wie welke systemen gebruikt en of dat eigenlijk goed werkt? Daar was weinig inzicht in. En zonder informatie is het lastig om concrete verbeteringen door te voeren. Zodoende had GGD Groningen behoefte aan een informatiebeleid.
ICT is voor iedereen
Quote klant. Een team wordt gemaakt door de mensen die erin zitten. En dat vormt ook echt de kracht voor elke organisatie. Alle individuen met elkaar verbinden en inzichten geven in ieders talenten – daar krijg ik energie van.
Een team wordt gemaakt door de mensen die erin zitten. En dat vormt ook echt de kracht voor elke organisatie. Alle individuen met elkaar verbinden en inzichten geven in ieders talenten – daar krijg ik energie van.
Inzicht in de informatievoorziening
Om een informatiebeleid op te stellen, moet je weten hoe de huidige informatievoorziening eruitziet. Maar waar begin je als je organisatie door de hele provincie zit en iedereen de handen vol heeft aan corona? Niemand voelde zich geroepen of bekwaam genoeg om de IT op orde te brengen. Daarnaast was het voor de GGD lastig om objectief [WAARDOOR?] te beoordelen wat zij nodig zouden hebben op het gebied van informatie.
Daarom vroeg de GGD onafhankelijk advies aan onze consultants Ralph van Raaij en Eveline van der Staal. In drie maanden tijd brachten zij het huidige IT-landschap en de informatiebehoeften in kaart. Ook dachten zij mee over de functie-eisen van een nog aan te nemen informatiemanager.
Van huidig naar toekomstig IT-landschap
Eerst bekeken we alle ontwikkelingen die de informatievoorziening beïnvloeden, zoals de privacywetgeving. Ook maakten we een overzicht van alle betrokkenen, zoals financiers, stakeholders, leveranciers, afnemers en samenwerkingspartners. Daarna brachten we de primaire en secundaire processen in kaart. Hierbij benoemden we de onderlinge samenhang en knel- en verbeterpunten.
Nadat we de IT-schets getoetst hadden, hebben we de behoeften geïnventariseerd. “Hoe ziet het gewenste IT-landschap er volgens jou uit?” Deze vraag stelden we aan LET OP [XXX] medewerkers uit alle lagen van de organisatie. Hiervoor gebruikten we online diepte-interviews en interactieve workshops. Na deze sessies wisten we aan welke wensen, eisen en randvoorwaarden het nieuwe informatiebeleid moest voldoen. Met die kennis stelden we een adviesrapport op.
Binnen drie maanden een concreet advies
Na drie maanden kreeg GGD Groningen een adviesrapport over het informatiebeleid. In het rapport stonden haalbare oplossingen op het gebied van werkplekken, de infrastructuur en het beheer. Per oplossing beschreven we wat deze inhield en wat de voor- en nadelen waren. Ook gingen we kort in op de budgetten en doorlooptijden.
De inhoud van het rapport was niet nieuw – tussentijd checkten we telkens of we alles goed begrepen. En of onze denkrichting aansloot bij de verwachtingen van GGD Groningen. Deze aanpak resulteert in een breed gedragen advies met haalbare vervolgacties.
